USRA Lösungsbereich
Lead- und Anfragemanagement: von der ersten Nachricht bis zur Angebotsreife.
Wir gestalten den Weg jeder Anfrage — einmal erfasst, einer Person zugewiesen, mit datiertem nächsten Schritt und nachverfolgt, bis Ihr Team ein Angebot erstellen kann.
Für wen
Geschäftsführung, Vertriebs- oder Kalkulationsleitung und Servicekoordination bei Fachbetrieben, technischen Dienstleistern und anderen B2B-Teams, die Angebote erstellen.
Wann es zum Problem wird
- Antworten kommen spät oder gar nicht, weil Anfragen auf Postfach, Formular, Telefonnotizen und CRM verteilt sind.
- Niemand kann ohne Suchen beantworten, was mit einer Anfrage passiert ist.
- Das Nachfassen von Angeboten hängt am Gedächtnis einer Person.
Was das Team wissen muss
- Ist jede Anfrage angekommen und erfasst?
- Wer ist zuständig, und was fehlt noch für die Bewertung?
- Was ist der nächste Schritt, und bis wann?
- Welche Anfragen wurden zu Angeboten, welche sind liegen geblieben?
So läuft der Workflow
- 01Erfassung aus Webformular, Sammelpostfach oder Webhook
- 02Dauerhafter Datensatz mit stabiler ID; Dubletten erkannt
- 03KI-gestützte Einordnung und Prüfung fehlender Angaben
- 04Verantwortung, Status und datierter nächster Schritt nach vereinbarten Regeln
- 05Benachrichtigung der verantwortlichen Person; Schreiben in das vereinbarte CRM oder die Tabelle (etwa HubSpot oder Google Sheets), sobald die Zuordnung getestet ist
- 06Unsichere Datensätze in einer sichtbaren Prüfwarteschlange
- 07Angebotsreife verfolgt, bis das Team übernimmt
Wer was übernimmt
KI unterstützt
Ordnet die Art der Anfrage ein, extrahiert die gelieferten Angaben, markiert Fehlendes und entwirft eine kurze Zusammenfassung mit vorgeschlagenem nächsten Schritt. Bei Unsicherheit enthält sie sich.
Menschen entscheiden
Ihr Team bewertet technisch, kalkuliert, erstellt Angebote, entscheidet über die Eignung und klärt alles in der Prüfwarteschlange.
Typische Ergebnisse
- Erfassungsendpunkt mit idempotenten Datensätzen
- Regeln für Verantwortung, Status und nächsten Schritt
- Anbindung des vereinbarten Zielsystems, getestet mit Ihrem API-Zugang und Ihrer Feldzuordnung
- Prüfwarteschlange für unsichere Datensätze
- Abnahmetests mit Ihren historischen Beispielen
- Kurze Übergabedokumentation
Beteiligte Systeme
Gebaut mit
Einstieg
14-Tage-Anfrage-bis-Angebot-Pilot
Ein Webformular oder ein Sammelpostfach · HubSpot oder Google Sheets
Festen 14-Tage-Pilot ansehen →Fest beginnen oder mit Projektumfang
Der feste 14-Tage-Pilot „Von der Anfrage zum Angebot“ umfasst eine Quelle und ein Ziel zu einem veröffentlichten Preis. Breitere Workflows — mehrere Quellen, Systeme oder Teams — beginnen mit einer Prozessprüfung und einem schriftlichen Umfang.
Workflow besprechen →Fokussierte Workflows in diesem Bereich
KI-Lead-Intake, das jede Anfrage in verantwortete Arbeit verwandelt. →
Anfragen erfassen, wichtige Angaben extrahieren, nach Ihren Regeln bewerten und strukturiert an CRM und Verantwortliche leiten.
HubSpot CRM-Automatisierung ohne unsichtbare Übergaben. →
Formulare, Postfächer und Tabellen mit HubSpot verbinden, damit Kontakte, Deals, Notizen, Besitzer und Aufgaben kontrolliert entstehen.
Angebots-Workflow-Automatisierung mit sichtbarem Besitzer in jedem Schritt. →
Angebotsanfragen von Eingang über Vorbereitung, Freigabe, Versand und Follow-up mit klaren Besitzern sichtbar machen.
KI-Lead-Erfassung für Bauunternehmen. →
Bauanfragen aus Webformular und E-Mail strukturiert erfassen, qualifizieren und ins CRM routen—mit menschlicher Prüfung für unsichere oder wichtige Entscheidungen.
Nachweise
DEF Menkul (Kunde): Website im Live-Betrieb mit strukturierter Erfassung von Projektanfragen und einem internen Prüfablauf.
Unsere eigene Website-Erfassung: Jede Anfrage wird als dauerhafter Datensatz gespeichert, bevor Benachrichtigungen oder Integrationen laufen.