Ofis tarafındaki problem
Talepler web formundan, e-postadan, telefon notlarından ve tavsiyelerden gelir. Tadilat, ticari proje ve taşeron teklif çağrısı ortak bir niteleme kaydı olmadan aynı gelen kutusuna düşebilir.
Teklif hazırlama kapasitesi sınırlıdır. Bölge, iş türü, eksik kapsam ve sorumluluk, teklif ekibi talebe zaman ayırmadan önce görünür olmalıdır.
Sistem ne yapıyor
Yapılandırılmış bir talep formu temel bilgileri toplar: proje tipi, konum, bütçe aralığı, zaman planı ve serbest metin açıklama. Form gönderilir gönderilmez bir yapay zekâ adımı talebi sınıflandırır (yeni yapı, tadilat, ticari, bakım), sizin kriterlerinize göre puanlar — bölge, proje büyüklüğü, iş kolu uyumu — ve önerilen sonraki adımla birlikte üç cümlelik bir özet yazar.
Sonuç; CRM'inizde (HubSpot veya benzeri) kişi, fırsat ve not olarak, saha yöneticileri için de ortak bir tabloda satır olarak oluşur. Yüksek puanlı proje talepleri teklif ekibine, bakım talepleri servis ekibine yönlenir; kapsam dışı talepler kibar bir otomatik yanıt alır.
Web sitenizde hiçbir şeyin değişmesi gerekmez — sistem mevcut formlarınızın ve posta kutularınızın arkasında çalışır.
Pratikte nasıl görünüyor
Hedef durum somuttur: değerlendirme mesaj geldiğinde başlar, teklifçiler yönlendirme kararının nedenlerini görür ve yönetim her talebi ve durumunu tek görünümden inceler. Yanıt süresi veya dönüşüm etkisi yalnız firmanın kendi kurulum sonrası verisinden ölçülür.
Bu kalıbı, puanlama kriterleri ve birebir araç zinciriyle (web formu, Make, OpenAI, Google Sheets, HubSpot) inşaat vaka yazımızda ayrıntılı anlattık.
Kurulum
Teslim takvimi; giriş kanalı, değerlendirme kriterleri, insan kontrol sınırı ve kabul testleri kapsamlandırıldıktan sonra kararlaştırılır. Kalibrasyon, iş akışı çıktısını ekibinizin kararlarıyla karşılaştırır.
Sistem görebildiğiniz ve sahibi olduğunuz araçlar üzerinde çalışır — tescilli platforma bağımlılık yok. HubSpot, Google Workspace veya Make kullanıyorsanız mevcut yapının üzerine kurarız.
Sık sorulan sorular
Web sitemizi veya CRM'imizi değiştirmemiz gerekiyor mu?
Hayır. Sistem mevcut web formlarınıza bağlanır ve halihazırda kullandığınız CRM'e yazar. CRM yoksa, yapılandırılmış bir Google Tablosu makul bir başlangıç noktasıdır.
Kurulum ne kadar sürüyor?
Takvim; giriş kanalı, hedef sistem, insan kontrol sınırı ve kabul testleri kapsamlandırıldıktan sonra kararlaştırılır.
Yapay zekânın emin olamadığı talepler ne oluyor?
Otomatik yönlendirilmek yerine insan incelemesi için işaretlenir. Sınır durumlar ve ticari etkisi yüksek kararlar sorumlu kişide kalır.
KVKK gereklilikleri nasıl ele alınıyor?
İş akışı veri minimizasyonu, kontrollü işleme ve müşteri hesap sahipliği etrafında tasarlanır. Nihai yapılandırma, hukuki sebep, aydınlatma, saklama ve sözleşme gereklilikleri müşterinin özel işleme düzenine bağlıdır.
Maliyeti ne?
Uygulama ayrı kapsamlandırılır ve kararlaştırılır. Üçüncü taraf araç maliyetleri seçilen hesaplara, kullanıma ve entegrasyonlara bağlıdır.