Ofis tarafındaki problem
Talepler web formundan, e-postadan, telefon notlarından ve tavsiyelerden gelir. Bir tadilat talebi, bir ticari proje ve bir taşeron teklif çağrısı aynı gelen kutusuna düşer; ne olacağına çoğu zaman günler sonra, kutuyu ilk açan kişi karar verir.
İnşaatta görüşmeyi genellikle ilk nitelikli yanıt kazanır. Teklif hazırlama kapasitesi kısıtlıdır: bir teklifçinin uygun olmayan ya da bölge dışı bir taleple geçirdiği her saat, teklif verilebilir bir projeden çalınmış demektir.
Sistem ne yapıyor
Yapılandırılmış bir talep formu temel bilgileri toplar: proje tipi, konum, bütçe aralığı, zaman planı ve serbest metin açıklama. Form gönderilir gönderilmez bir yapay zekâ adımı talebi sınıflandırır (yeni yapı, tadilat, ticari, bakım), sizin kriterlerinize göre puanlar — bölge, proje büyüklüğü, iş kolu uyumu — ve önerilen sonraki adımla birlikte üç cümlelik bir özet yazar.
Sonuç; CRM'inizde (HubSpot veya benzeri) kişi, fırsat ve not olarak, saha yöneticileri için de ortak bir tabloda satır olarak oluşur. Yüksek puanlı proje talepleri teklif ekibine, bakım talepleri servis ekibine yönlenir; kapsam dışı talepler kibar bir otomatik yanıt alır.
Web sitenizde hiçbir şeyin değişmesi gerekmez — sistem mevcut formlarınızın ve posta kutularınızın arkasında çalışır.
Pratikte nasıl görünüyor
Ayda yaklaşık 80 talep alan bölgesel bir firmada tipik olarak üç şey değişir. Birincisi, yanıt süresi günlerden dakikalara iner; çünkü değerlendirme artık birinin gelen kutusunu okumasını beklemez. İkincisi, teklifçiler yalnızca puan eşiğini geçen talepleri görür. Üçüncüsü, yönetim her talebi, puanını ve durumunu tek tablodan canlı izler — sorup soruşturmak yerine.
Bu kalıbı, puanlama kriterleri ve birebir araç zinciriyle (web formu, Make, OpenAI, Google Sheets, HubSpot) inşaat vaka yazımızda ayrıntılı anlattık.
Kurulum
Tek bir kanal için çalışan bir hat tipik olarak iki-üç haftada canlıya çıkar: değerlendirme kriterlerinizi tanımlayan bir çalıştay, kurulum aşaması ve tam otomasyona geçmeden önce yapay zekâ puanlarının ekibinizin kararıyla karşılaştırıldığı bir kalibrasyon haftası.
Sistem görebildiğiniz ve sahibi olduğunuz araçlar üzerinde çalışır — tescilli platforma bağımlılık yok. HubSpot, Google Workspace veya Make kullanıyorsanız mevcut yapının üzerine kurarız.
Sık sorulan sorular
Web sitemizi veya CRM'imizi değiştirmemiz gerekiyor mu?
Hayır. Sistem mevcut web formlarınıza bağlanır ve halihazırda kullandığınız CRM'e yazar. CRM yoksa, yapılandırılmış bir Google Tablosu makul bir başlangıç noktasıdır.
Kurulum ne kadar sürüyor?
Formdan puanlanmış CRM kaydına giden ilk çalışan hat tipik olarak iki-üç haftada canlıya çıkar; buna ekibinizin yapay zekâ puanlamasını denetlediği kalibrasyon aşaması da dahildir.
Yapay zekânın emin olamadığı talepler ne oluyor?
Otomatik yönlendirilmek yerine insan incelemesi için işaretlenir. Sistem rutin %80'i devralmak için tasarlandı — sınır durumlara yine ekibiniz karar verir.
KVKK'ya uygun mu?
Evet. Talep verileri veri işleme sözleşmesi kapsamında işlenir, kendi sistemlerinizde saklanır (CRM, tablo) ve form, hukuki yapınızın gerektirdiği açık rıza ve aydınlatma metinlerini içerir.
Maliyeti ne?
Kurulum, kanal ve entegrasyon sayısına bağlı sabit fiyatlı bir projedir; işletme maliyeti araç abonelikleridir (bu hacimde tipik olarak ayda 100 €'nun altı) artı isteğe bağlı destek. Kısa bir süreç analizinden sonra net teklif veririz.