Bauanfragen scheitern selten in einem dramatischen Moment. Sie verschwinden zwischen Postfach, Ortstermin, Kalkulationsdatei, Lieferantenantwort und dem nächsten Kundenkontakt. Ein Follow-up-System macht diese Übergaben sichtbar.
Das Ziel ist nicht, KI ein Projekt kalkulieren zu lassen. Belege, Verantwortung und nächste Aktion sollen jede Phase überstehen.
Ein praktisches Phasenmodell
Nutzen Sie wenige beobachtbare Phasen: neue Anfrage, Qualifikationsprüfung, Ortstermin nötig, Kalkulation, interne Freigabe, Angebot gesendet, Follow-up fällig, gewonnen, verloren oder nicht passend. Definieren Sie für jede Phase Ein- und Austrittsereignis.
Jeder offene Datensatz braucht einen benannten Verantwortlichen und ein Datum für die nächste Aktion. Gemeinsame Verantwortung ist meist keine Verantwortung; 'wartet' ist keine nächste Aktion.
Wo Automatisierung hilft
Automatisierung kann E-Mail- und Webanfragen erfassen, angegebene Region und Arbeitsart extrahieren, fehlende Unterlagen anfordern, Kalkulationsaufgaben anlegen, erinnern und eine Follow-up-Nachricht zur Freigabe entwerfen.
Preis, technische Machbarkeit, Kapazität und Angebotsentscheidung bleiben bei qualifizierten Menschen. Unsichere Klassifizierung und hochwertige Vorgänge gehen zur Prüfung.
Den ersten Monat messen
Messen Sie Erfassungsvollständigkeit, Vorgänge ohne Verantwortlichen, überfällige nächste Aktionen, Verweildauer je Phase und manuell wiederhergestellte Ausnahmen. Vergleichen Sie das CRM mit den Quellpostfächern.
Leiten Sie aus funktionierender Automatisierung keine Umsatz- oder Abschlusssteigerung ab. Zuerst entsteht die operative Basis; kommerzielle Vergleiche brauchen konsistente Historie.