Das Problem im Büro
Anfragen kommen über Webformulare, E-Mail, Telefonnotizen und Empfehlungen. Sanierung, gewerblicher Ausbau und Nachunternehmer-Anfrage können ohne gemeinsamen Qualifizierungsdatensatz im selben Postfach landen.
Kalkulationskapazität ist begrenzt. Leistungsgebiet, Gewerk, fehlender Umfang und Verantwortung sollten sichtbar sein, bevor die Kalkulation Zeit für die Anfrage einplant.
Was das System macht
Ein strukturiertes Anfrageformular erfasst das Wesentliche: Projektart, Ort, Budgetrahmen, Zeitplan und eine Freitextbeschreibung. Direkt nach dem Absenden klassifiziert ein KI-Schritt die Anfrage (Neubau, Sanierung, Gewerbe, Wartung), bewertet sie nach Ihren Kriterien — Region, Projektgröße, Gewerk — und schreibt eine Zusammenfassung in drei Sätzen samt empfohlenem nächsten Schritt.
Das Ergebnis landet als Kontakt, Deal und Notiz in Ihrem CRM (HubSpot oder vergleichbar) und als Zeile in einer geteilten Tabelle für die Bauleitung. Projektanfragen mit hohem Score gehen an die Kalkulation, Wartungsanfragen an den Service, Anfragen außerhalb Ihres Profils erhalten eine höfliche automatische Antwort.
An Ihrer öffentlichen Website muss sich nichts ändern — das System arbeitet hinter Ihren bestehenden Formularen und Postfächern.
Wie das in der Praxis aussieht
Der Zielzustand ist konkret: Die Qualifizierung beginnt beim Eingang, Kalkulatoren sehen die Gründe für die Routing-Entscheidung, und die Geschäftsführung kann Anfrage und Status in einer Ansicht prüfen. Wirkung auf Reaktionszeit oder Conversion wird erst aus den eigenen Daten nach Einführung gemessen.
Dieses Muster haben wir in unserem Bau-Praxisartikel im Detail dokumentiert, inklusive Bewertungskriterien und der konkreten Tool-Kette (Webformular, Make, OpenAI, Google Sheets, HubSpot).
Umsetzung
Der Zeitplan wird vereinbart, nachdem Eingangskanal, Qualifizierungskriterien, Prüfgrenze und Abnahmetests festgelegt sind. Die Kalibrierung vergleicht die Workflow-Ausgabe mit den Entscheidungen Ihres Teams.
Das System läuft auf Werkzeugen, die Sie sehen und besitzen — kein proprietärer Plattform-Lock-in. Wenn Sie bereits HubSpot, Google Workspace oder Make nutzen, bauen wir auf dem Bestehenden auf.
Häufige Fragen
Müssen wir unsere Website oder unser CRM ersetzen?
Nein. Das System verbindet sich mit Ihren bestehenden Website-Formularen und schreibt in das CRM, das Sie bereits nutzen. Ohne CRM ist eine strukturierte Google-Tabelle ein praktikabler Startpunkt.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Der Zeitplan wird vereinbart, nachdem Eingangskanal, Zielsystem, Prüfgrenze und Abnahmetests festgelegt sind.
Was passiert mit Anfragen, bei denen die KI unsicher ist?
Sie werden zur menschlichen Prüfung markiert statt automatisch weitergeleitet. Grenzfälle und geschäftlich folgenreiche Entscheidungen bleiben beim verantwortlichen Menschen.
Wie wird die DSGVO berücksichtigt?
Der Workflow wird auf Datenminimierung, kontrollierte Verarbeitung und kundeneigene Systeme ausgelegt. Konfiguration, Rechtsgrundlage, Hinweise, Aufbewahrung und Verträge hängen von der konkreten Verarbeitung des Kunden ab.
Was kostet das?
Die Umsetzung wird separat abgegrenzt und vereinbart. Drittkosten hängen von Konten, Nutzung und gewählten Integrationen ab.