Das Problem im Büro
Anfragen kommen über Webformulare, E-Mail, Telefonnotizen und Empfehlungen. Eine Sanierungsanfrage, ein gewerblicher Ausbau und eine Nachunternehmer-Ausschreibung landen im selben Postfach — und wer es zuerst öffnet, entscheidet oft Tage später, was passiert.
Im Bau gewinnt meist die erste qualifizierte Antwort das Gespräch. Kalkulationskapazität ist knapp: Jede Stunde, die ein Kalkulator mit einer unqualifizierten oder ortsfremden Anfrage verbringt, fehlt bei einem ausschreibungsfähigen Projekt.
Was das System macht
Ein strukturiertes Anfrageformular erfasst das Wesentliche: Projektart, Ort, Budgetrahmen, Zeitplan und eine Freitextbeschreibung. Direkt nach dem Absenden klassifiziert ein KI-Schritt die Anfrage (Neubau, Sanierung, Gewerbe, Wartung), bewertet sie nach Ihren Kriterien — Region, Projektgröße, Gewerk — und schreibt eine Zusammenfassung in drei Sätzen samt empfohlenem nächsten Schritt.
Das Ergebnis landet als Kontakt, Deal und Notiz in Ihrem CRM (HubSpot oder vergleichbar) und als Zeile in einer geteilten Tabelle für die Bauleitung. Projektanfragen mit hohem Score gehen an die Kalkulation, Wartungsanfragen an den Service, Anfragen außerhalb Ihres Profils erhalten eine höfliche automatische Antwort.
An Ihrer öffentlichen Website muss sich nichts ändern — das System arbeitet hinter Ihren bestehenden Formularen und Postfächern.
Wie das in der Praxis aussieht
Bei einem regionalen Bauunternehmen mit rund 80 Anfragen pro Monat ändern sich typischerweise drei Dinge. Erstens sinkt die Reaktionszeit von Tagen auf Minuten, weil die Qualifizierung nicht mehr darauf wartet, dass jemand den Posteingang liest. Zweitens sehen Kalkulatoren nur noch Anfragen über der Score-Schwelle. Drittens hat die Geschäftsführung eine Live-Übersicht — jede Anfrage, ihr Score, ihr Status — in einer Tabelle statt auf Zuruf.
Dieses Muster haben wir in unserem Bau-Praxisartikel im Detail dokumentiert, inklusive Bewertungskriterien und der konkreten Tool-Kette (Webformular, Make, OpenAI, Google Sheets, HubSpot).
Umsetzung
Eine funktionierende Pipeline für einen Eingangskanal ist typischerweise in zwei bis drei Wochen live: ein Workshop zur Definition Ihrer Qualifizierungskriterien, eine Bauphase und eine Kalibrierungswoche, in der die KI-Bewertungen gegen das Urteil Ihres Teams geprüft werden, bevor etwas vollautomatisch läuft.
Das System läuft auf Werkzeugen, die Sie sehen und besitzen — kein proprietärer Plattform-Lock-in. Wenn Sie bereits HubSpot, Google Workspace oder Make nutzen, bauen wir auf dem Bestehenden auf.
Häufige Fragen
Müssen wir unsere Website oder unser CRM ersetzen?
Nein. Das System verbindet sich mit Ihren bestehenden Website-Formularen und schreibt in das CRM, das Sie bereits nutzen. Ohne CRM ist eine strukturierte Google-Tabelle ein praktikabler Startpunkt.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Eine erste funktionierende Pipeline — vom Formular zum bewerteten CRM-Eintrag — ist typischerweise in zwei bis drei Wochen live, inklusive Kalibrierungsphase, in der Ihr Team die KI-Bewertung prüft, bevor sie unbeaufsichtigt läuft.
Was passiert mit Anfragen, bei denen die KI unsicher ist?
Sie werden zur menschlichen Prüfung markiert statt automatisch weitergeleitet. Das System übernimmt die routinemäßigen 80 % — Grenzfälle entscheidet weiterhin Ihr Team.
Ist das DSGVO-konform?
Ja. Anfragedaten werden auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags verarbeitet, in Ihren eigenen Systemen gespeichert (CRM, Tabelle), und das Formular enthält die Einwilligungs- und Datenschutzhinweise, die Ihre rechtliche Situation erfordert.
Was kostet das?
Die Einrichtung ist ein Festpreisprojekt, abhängig von Kanälen und Integrationen; laufende Kosten sind die Tool-Abos (bei diesem Volumen typischerweise unter 100 €/Monat) plus optionaler Support. Ein konkretes Angebot folgt nach einem kurzen Prozess-Audit.