Die meisten Unternehmen verlieren Leads nicht, weil ihr Angebot schwach ist. Sie verlieren Leads, weil eine Anfrage zwei Tage ungelesen im Postfach liegt, in eine Tabelle kopiert wird und erst nachgefasst wird, wenn jemand daran denkt. Bis dahin hat der Interessent bei dem unterschrieben, der zuerst geantwortet hat.
Ein KI-Lead-Intake-System schließt diese Lücke. Unten steht die exakte Pipeline, die wir produktiv betreiben — kein Konzept, sondern ein System, dem man in unter einer Minute bei der Arbeit zusehen kann.
Die Pipeline, Schritt für Schritt
1. Erfassen — Ein Interessent sendet ein Formular auf Ihrer Website (oder Tally, Typeform, E-Mail). Die Übermittlung löst einen Webhook in der Workflow-Plattform aus (wir nutzen Make).
2. Analysieren — Die Nachricht geht mit einem strukturierten Prompt an ein KI-Modell: Absicht, Unternehmenskontext, Volumensignale und Dringlichkeit aus dem Freitext extrahieren.
3. Bewerten — Das Modell liefert strukturiertes JSON zurück: einen Lead-Score (0–100), einen Status wie „Qualifiziert — hohe Priorität“, eine Zwei-Satz-Zusammenfassung und einen vorgeschlagenen nächsten Schritt.
4. Weiterleiten — Das Ergebnis wird zur Übersicht in Google Sheets geschrieben und an HubSpot übergeben: Kontakt wird angelegt, Deal in der Pipeline geöffnet, die KI-Zusammenfassung landet als Notiz am Deal.
5. Nachfassen — Der Vertriebsverantwortliche erhält eine Benachrichtigung mit Score und vorgeschlagenem nächsten Schritt — solange der Lead noch warm ist.
Was die KI entscheidet — und was nicht
Die KI übernimmt Klassifizierung, Zusammenfassung und Priorisierung: die Arbeit, die Stunden frisst und kein Urteil über Ihre Geschäftsstrategie erfordert. Sie verhandelt nicht, setzt keine Preise und sendet nichts eigenständig an Kunden. Jeder erzeugte Datensatz ist in den Tools sichtbar und editierbar, die Ihr Team bereits nutzt.
Diese Grenze ist wichtig. Systeme, die still handeln, zerstören Vertrauen; Systeme, die Arbeit transparent vorbereiten, werden angenommen.
Was sich für das Team ändert
Die Reaktionszeit sinkt von Tagen auf Minuten, weil die Qualifizierung nicht mehr darauf wartet, dass jemand das Postfach liest. Die Priorisierung wird konsistent, und die Pipeline wird sichtbar — jede Anfrage existiert als Deal mit Kontext, nicht als weitergeleitete E-Mail.
Das Setup nutzt Tools, für die die meisten B2B-Unternehmen bereits zahlen: ein Formular, Make, Google Sheets, HubSpot und ein KI-Modell. Keine Plattform-Migration, kein Lock-in.